Kuidas tagada paindlikud töökeskkonnad avalikus sektoris?

Mihkel Mäger, Riigi Kinnisvara kinnisvaraarenduse direktor pani mõned mõtted kirja, miks paindlikud töökeskkonnad on avaliku sektori tulevik ning mida see tähendab hangete kontekstis Riigi Kinnisvarale, riigi ühele suurimale tellijale. 



Riigi Kinnisvara juhib sellel aastal 109 miljoni euro väärtuses investeeringuid riigi kinnisvaraportfelli, millest suuremad on suunatud päästjate, politsei ning haridusvaldkonna ja riigimajade töötajate töötingimuste ning -keskkonna parandamiseks ja energiatõhusamaks muutmiseks üle Eesti.



Koroonakriis tõi selgelt esile tõdemuse, et töökeskkonnad tuleb tervikuna luua võimalikult paindlikud ning muudatustele lihtsalt adapteeruvaks. See tähendab, et avaliku sektori töötaja, kelle töö võimaldab valida kontori ja kaugtöö vahel ning seda üle Eesti, on tal selleks ka head võimalused. Tänased kinnisvaraotsused peavad tagama kvaliteetse töökeskkonna ka 10 ja 20 aasta pärast, seega vaatab Riigi Kinnisvara aina enam väärtuspõhiste hangete poole.



Soome Senaatti (sarnane ettevõte nagu Riigi Kinnisvara) tehtud uuringust selgus, et kolmandik Soome avaliku sektori töötajatest ei soovi kontorisse naasta peale koroonakriisi lõppu. See tähendab esiteks, et järgmise 10 aasta jooksul vajab Soome avalik sektor pool miljonit ruutmeetrit vähem büroopinda ning teiseks, et vajaminev büroopind peab olema muutustele lihtsalt kohandatav.   



Mida tähendab paindlik töökeskkond?



Lihtsustades võiks see tähendada töökohtade arvu muutust ajas, ilma et töökeskkonna kui terviku kvaliteet sellest sõltuks. Paindlik töökeskkond toetab ka üleriigilist värbamispoliitikat ehk spetsialisti värbamine on võimalik tema eelistatud asukoha põhiselt. Riigi Kinnisvara vaates tähendab see samuti kliendi tööprotsessi põhjalikku tundmist ja sellest tulenevat projekti lähteülesande kõrget kvaliteeti, mille alusel saavad projekteerijad luua läbimõeldud arhitektuurseid lahendusi.



Samuti näiteks Kärdla riigi– ja kohtumajas on esmakordselt Eestis loomisel asutuste ülene ühistöökeskkonna lahendus. Olukorras, kus paljudel asutustel on saarel tööl vaid üks töötaja, on mõistlikum rajada paindlikud tööruumid (kabineti asemel), et tagada kaasaegne ja funktsionaalne ruumikasutus. 



Sama oluline on kvaliteetne ehitusprojekt, mis aitab hoida kvaliteeti kõrgel ehituse lõpuni. Tellija roll on siin panustada eelkõige selgusesse, millised on rollid, vastutus, ootus. Mida selgem on projekti tervikpilt, seda vähem ruumi on vaidlusteks.



Kas avaliku sektori puhul ei peaks olema hind alati määravaks?



Hinnapõhine hange on tellija vaates lihtne ja selge otsus, samas on risk alapakkumistele suur. Lisaks pakutud hinnale tuleb kaalukausile lisada ka koostööpartneri risk – hind tavaliselt peegeldab, kui palju riske töövõtjad on valmis võtma hinda pakkudes ning liialt suur risk võib panna surve alla kogu projekti - lahendused ja valmimise. Kui vaatame kinnisvara elukaare põhiselt, siis arendusprotsessis saadud kokkuhoid võib tähendada suuremaid kulutusi edaspidi, sh ümberehituste puhul.



Väärtuspõhine hange tähendab, et lisaks hinnale hindame väärtuspunktide põhimõttel spetsialiste oskusi, varasemat kogemust ja töökorraldust. Ehk ettevõtted, kes on varasemalt tõestanud võimekust näiteks paindlike töökeskkondade loomisel ja lahendamisel, saavad ka parema võimaluse oma ideede realiseerimiseks. Sama ettevõte ei oleks hinnapõhist hanget võibolla võitnud, kuna madalaima hinna pakkumine ei võimaldaks vajalike spetsialistide kaasamist ning kokkuhoid tuleks ka lahenduste arvelt.



Samal ajal on väärtuspõhiste hangete puhul tulemuste vaidlustamise tõenäosus suurem, kui seda on hinnapõhistel hangetel. Vaidlustamine iseenesest ei ole midagi uut, aga lahendusprotsess võib kaasa tuua projekti venimise ja sellega kaasnevad mured.



Väärtuspõhine hange on tellijale hea õppimiskoht



Riigi Kinnisvara on tänaseks korraldanud erinevaid teenuste väärtuspõhiseid hankeid, sh näiteks Paide riigimaja projekteerimise ning omanikujärelevalve hanke, Narva Aleksandri kiriku restaureerimise projekteerimise hanke ning mitme üle Eesti paiknevate päästehoonete ühine ekspertiisi hanke. Iga väärtuspõhine hange on olnud meile oluline õppimiskoht, alates lähteülesande koostamise kvaliteedi olulisusest kuni koostööpartneriga tööprotsessi ühtlustamiseni. Iga õppetund on välja toonud kitsaskohad, mida edaspidi oskame paremini vältida.



Meie senine kogemus väärtuspõhiste hangete korraldamisel näitab, et madalaima ja kallima pakkumuse hinnavahe on keskmiselt 50%. Ligi 60% nendest hangetest oleme lepingusse jõudnud pakkujatega, kes on pakkunud keskmist (mediaan) hinda, 30% pakkujatega, kelle hind on pisut alla keskmise ning ainult ühel juhul kõige odavama hinna pakkujaga. 



Hinnapõhiselt hankelt väärtuspõhisetele hangetele üleminek ei saa toimuda ühe hetkega ja kõigis meie hangetes. Uute hoonete puhul langeb projekteerimisetapis valik alati arhitektuurivõistluse kasuks. Pigem on rekonstrueeritavate hoonete puhul väärtuspõhised hanked hea variant. Oluline on anda pakkujatele kohanemiseks võimalus, sisu ootus väärtuspõhistel hangetel on erinev, sh tööplaan, mis eeldab objekti ja selle detailsetesse nüanssidesse süvenemist. Aga teeme seda samm sammult, et jõuaksime koos koostööpartneritega kohaneda ning meie kliendid ei tunne kvaliteedis mingit riski.