Uus käsiraamat aitab riigiasutustel kavandada paremaid ja tõhusamaid töökeskkondi

Riigi Kinnisvara ja Rahandusministeeriumi koostöös valmis „Bürookeskkonna planeerimise käsiraamat riigiasutustele“, mis aitab asutuste juhtidel ja töökeskkonna kujundamisega seotud spetsialistidel kavandada töökohti läbimõeldult, töötajate vajadusi arvestades ning riigi pinnakasutuse eesmärkidest lähtudes. 
 

Praktilises käsiraamatus antakse ülevaade, kuidas kavandada ja ümber kujundada bürookeskkonda nii, et see toetaks asutuse põhitegevust, erinevaid tööviise ja töötajate heaolu. Samuti aitab juhend mõista, milliseid probleeme soovitakse töökeskkonna muutmisega lahendada ning milline ruumilahendus vastab asutuse tegelikele vajadustele. 
 

Riigi Kinnisvara juhatuse esimehe Tarmo Leppoja sõnul on nüüdisaegne töökeskkond oluline osa organisatsiooni toimimisest ning töökorralduse teadlikust kujundamisest. „Riigi Kinnisvaras oleme juba aastaid lähtunud oma töö korraldamisel tegevuspõhise kontori põhimõtetest. Meie kogemus näitab, et hästi planeeritud töökeskkond eelkõige soodustab koostööd. Erinevate tööülesannete jaoks on olemas sobivad ruumid ja kokkulepped,“ ütles Leppoja. 
 

Muutunud töökorraldus ja hübriidtöö laiem kasutuselevõtt on vähendanud vajadust senises mahus büroopindade järele. Käsiraamatus selgitatakse, miks on riigi büroopindadele seatud pinnakasutuse sihttasemed ning kuidas nende poole liikuda. 1. jaanuar 2026. aasta seisuga oli Riigi Kinnisvara Aktsiaseltsi omandis olevate büroopindade keskmine kasutus 19,5 ruutmeetrit täiskoormusele taandatud töötaja kohta. Uutes ja rekonstrueeritavates büroodes on sihttase kuni 12 ruutmeetrit ning olemasolevate pindade optimeerimisel investeeringuid tegemata kuni 16 ruutmeetrit täiskoormusele taandatud töötaja kohta. Töökohtade kavandamisel lähtutakse üldjuhul jagamismäärast kuni 0,7 ehk kümne täiskoormusele taandatud töötaja kohta planeeritakse kuni seitse füüsilist töökohta. 
 

Rahandusministeeriumi kinnisvara valdkonna juhi Eve Murumaa sõnul on ühesuguste põhimõtete kokkuleppimine oluline selleks, et riigi büroopindu kavandataks terviklikult ja võrreldavatel alustel. „Otsused peavad põhinema tegelikel ruumikasutuse andmetel, mitte senistel harjumustel. Samal ajal peab keskkond töötajat toetama, olema kohandatav erinevate tööviiside ja muutuvate tööülesannetega ning jätma piisavalt paindlikkust, et arvestada asutuste erinevate vajadustega. Ühised põhimõtted aitavad kujundada riiki ühtse tööandjana ning teha läbipaistvamaid ja andmepõhisemaid kinnisvaraotsuseid,“ ütles Murumaa. 
 

Sihttasemete kõrval rõhutatakse käsiraamatus, et töökeskkond peab pakkuma sobivaid võimalusi nii keskendumiseks, koostööks, veebikohtumisteks ja klienditeeninduseks kui ka suhtlemiseks ja puhkamiseks. Planeerimisel tuleb arvestada asutuse tööprotsesside, hübriidtöö osakaalu, ruumide tegeliku kasutuse ning töötajate vajadustega. Samuti käsitletakse küsimusi, mis kerkivad bürookeskkonna muutmisel sageli esile, sealhulgas müra, akustika, privaatsus, tehnilised lahendused ja töökohtade jagamine. 
 

Käsiraamat käsitleb põhjalikult ka muudatuste juhtimist. Uue bürookeskkonna loomine puudutab tööviise, koostööd, tehnoloogia kasutamist ja organisatsioonikultuuri. Seetõttu on oluline sõnastada muudatuse eesmärk, kaasata töötajad juba planeerimise alguses, katsetada olulisemaid lahendusi ning koguda tagasisidet ka pärast uute ruumide kasutuselevõttu. „Suhtleme oma klientidega pidevalt ning teame, et bürookeskkonna muutmine tekitab palju praktilisi küsimusi. Käsiraamat aitab neid hirme maandada, otsuseid selgemalt põhjendada ja muudatusi läbipaistvamalt ellu viia,“ lisas Leppoja. 
 

Juhendis on bürookeskkonna kavandamine jagatud viieks etapiks: vajaduse teadvustamine, töötajate ja spetsialistide kaasamine, lahenduste ettevalmistamine ja katsetamine, projekti elluviimine ning kasutuselevõtujärgne tagasiside kogumine ja keskkonna kohandamine. Selline lähenemine aitab asutustel teha otsuseid andmepõhiselt ning kaasata töötajaid juba planeerimise alguses. 
 

Praktiline juhend annab asutuse juhile või töökeskkonna spetsialistidele raamistiku, millest bürookeskkonna planeerimisel lähtuda, kuidas siduda ruumilahendus asutuse eesmärkidega ning millisel viisil võib läbimõeldud töökeskkond suurendada töötajate rahulolu, toetada koostööd ja vähendada pinnavajadust. 
 

Käsiraamatuga saab tutvuda Riigi Kinnisvara kodulehel.